就活メールの返信!日程調整などを返信例文付きで解説!

ビジネスメールを使った事が無いと、マナーが分からないから緊張しますね。
メールは残りますから、失敗したら修正出来ないし^^;

というか、そもそも何も考えずに、サクッと送ってしまう学生も、散見されてましたね。

『コラッ!』

って、思わず言いたくなります  (≧.≦)ウンウン

あのね、汚いメールとか、いらないって思うメール正直多いんだよな~。

あくまで、自分がやりたいように出してるメール。
相手の事考えてないのね。
だから今回も、キャリアカウンセラーが、就活メールの返信について、しっかり解説します v( ̄ー ̄)v

っていうか、今回も例文つけるけど、ちゃんと自分でも頭使って考えないとダメですよ。


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守ってほしい就活メールの返信マナー

前回は、就活メールの準備・基本についてお伝えしました。


件名や署名の作り方などについてです。
不安方は、先にこちらを確認してほしいです。


 ↓ ↓ ↓

就活メールの書き方!件名や署名など失敗しない5つのマナー!

準備がOKな場合は、メール本文の書き方です。
ポイントをまとめますよ。


就活のメール返信のポイント


  • カタカナは全角、英数字は半角

  • 返信メールは前の本文を消さずにそのまま返信

  • 書く順番を守る

  • 本題は結論から書く

  • 適度に改行を入れる

  • 基本は1往復半で要件を終える

早速詳しく説明していきます^^

カタカナは全角、英数字は半角

これ、気をつけてないと、というか、知らないのかもしれませんが、社会人でも出来ていないのが、結構いるからね。
あなたは今から意識しておきましょう v( ̄ー ̄)v

社会人になって、資料を作る時も一緒ですが、数字が全角の場所と半角の場所があったら、かっこ悪いですよね?

私は特に気になる方だったので、こういうメールは、即ダメだししていました。
細かいところが気にならない人が、良くやるので、特に男性が多かったかな。
半角にしたい時は、パソコンの『F8』を押すと、一発で半角に変換できますよ^^

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返信メールは前の本文を消さずにそのまま返信

携帯メールの場合、返信が重なると、1通のメールの本文が長くなるから、送られてきた前の本文は、消す場合が多いですよね?
でも、ビジネスメールでは、やり取りを残しておいた方が丁寧なんです。

前のメールの文章を消されると、これまた面倒なんです \(○`ε´○) コラ!コラ!

私は毎日、1日200件以上のメールが来て、そのうち半分くらいは、確認をすればいいもので、残りの半分は、返信が必要なものでした。
そんな状況で、イチイチこれまでのやり取りを、検索して、探して読みかえすのは、手間がかかりますから、消されていると、ゲンナリします。

メールを頂いたら、何もせずに、そのままポチっと、『返信』ボタンを押しましょう!

書く順番を守る

ビジネスメールは、書く順番が決まっています。
例文を載せますので、このまま使っても良いですが、出来れば自分でアレンジしてみましょう!

面接日程の連絡に対する返信



株式会社○○
人事部 課長 ××様

お世話になっております。
××大学○○学部の田中一朗と申します。

面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございます。
○月×日(月)13:00、貴社本社受付へ、
必要書類持参の上お伺いいたします。

何卒よろしくお願いいたします。

****************************
××大学○○学部△△学科3年
田中一朗
〒111-1111
東京都××区××1-2-3
tel:090-1234-5678
mail:ichiro.tanaka@~
****************************



  • メールを書く順序
    宛先 ⇒ 挨拶 ⇒ 本文 ⇒ 締め ⇒ 署名
  • 宛先の役職
    役職がわかる場合は役職を書く
    役職が分からない場合は、『採用ご担当』と入れる
  • 宛先の氏名
    氏名がわからない場合は、『ご担当者様』
  • メール本文
    確認した内容も書く

たまに間違った日程を書いて、返信して来る学生がいますが、当日間違ってしまうよりは、全然OK。
確認の意味でも書いておくと良いですね。

署名の書き方は、さっきご紹介した、前回の記事で確認してください。


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本題は結論から書く

就活の場合、面接の受け答えも一緒で、かなり重要な事言ってますよ (☆`△´)ゞビシッ!
説明から書くと、結局何が言いたいのか、見えてこない。

しかも、何を書いているのか(言っているのか)、途中から自分でもわからなくなる

だから、必ず

結論 ⇒ 説明

の順番で書くように癖をつけましょう。
ダメな例は、必ず初めに言い訳がきますね。

例文は、最後にまとめて書いておきますから、最後に確認してください。

適度に改行を入れる

結論がなかなか見えてこない文章と同じくらい、1文が長いと、正直読みにくい

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それに改行されていないと、これまた読みにくいから、意識して文章を区切り、改行する癖をつけます。
改行のデフォルトは、Outlookの場合、全角38文字で設定されています。

分の区切りで読点『、』を入れて、1行が長くても30文字前後で改行する意識が欲しいです。

基本は1往復半で要件を終える

メールを何度もやりとりする事も、採用担当者としては億劫。
あなたの何倍も、やりとりをしなければならない相手がいます。

何度もやりとりしていると、

『だ・か・ら!』

って、イライラします(笑)

要件は出来るだけ、1往復半で終わるようにしたいものです。
自分の出したメールに返信を貰い、内容的にはこれで完結し、お礼の返信を送れば1往復半です。

これらをまとめた、記載例ですから、参考にしてみてください。


面接日程が合わない場合の日程調整の例



株式会社○○
人事部 採用担当 ××様

お世話になっております。
××大学○○学部の田中一朗と申します。
表題の件、ご連絡をいただきありがとうございます。

折角、お忙しい中ご調整をいただき、
ご連絡をいただきましたのに、大変申し訳ございません。

面接日程を、変更いただくことは可能でしょうか。

当日期末試験があり、どうしてもお伺いすることができません。
勝手なお願いで申し訳ございませんが、
改めて日程を頂けないでしょうか。

以下の日程でしたら、貴社にお伺いすることが可能です。

11月1日(月) 終日
11月2日(火) 午前中
11月5日(金) 終日

お手数をおかけいたしますが、
何卒よろしくお願いいたします。

****************************
田中一朗
××大学○○学部△△学科
tel:090-1234-5678
mail:ichiro.tanaka@~
****************************



決してだらだら書く必要は有りません。そんなものは求めていないので^^
これくらいの内容なら、採用担当者が改めて日時を指定し、返信をすれば完結です。

もちろん、あなたから改めて、お礼と確認の返信しますけどね^^

まとめ

はじめは慣れなくて、難しいと感じるかもしれませんが、慣れればそんな難しくない

大丈夫です。

基本は、相手にとって失礼の無い様に、手間をかけさせないようにすることです。

就活の初めに、しっかりマナーを覚えて志望企業から、内定を勝ち取りましょう!


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